Zálohovanie a ochrana dokumentov firmy stojí menej ako následky neodborného zaobchádzania s nimi.
IT experti poukazujú na niekoľko jednoduchých pravidiel. Základom je pravidelné zálohovanie dokumentov. Prílohy v e-mailoch by mali byť minulosťou. S bezpečnou správou dokumentov môžu pomôcť aj poskytovatelia cloudových služieb. V súčasnosti je k dispozícii mnoho riešení zálohovania. Dlhé roky sa dokumenty zálohovali na externé pamäťové médiá, ale v poslednom čase mnohé spoločnosti zálohujú údaje do cloudu. Pri zálohovaní na vlastné pamäťové médiá si musíte uvedomiť, že zálohy je potrebné po vytvorení presunúť na bezpečné miesto. Môže sa stať čokoľvek, napríklad požiar v serverovni. Ak by sa záloha nachádzala na serveri, nikomu by to nepomohlo. Pri cloudových riešeniach táto logistika odpadá, pretože zálohy sa zvyčajne vytvárajú ďaleko od zdroja dát.
Zálohovanie by malo byť pravidelné, rovnako ako kontroly. Ako často sa dáta zálohujú, je vecou konkrétnych pravidiel a nastavení firmy. Niektoré zálohujú raz denne, iné niekoľkokrát za hodinu. Dôležité je tiež občas skontrolovať samotné zálohovanie a vykonať skúšobnú obnovu údajov. Toto cvičenie by sa nemalo vykonávať v živom prostredí. Je dobré vykonať testovaciu obnovu v testovacom prostredí a skontrolovať, či sa údaje alebo dokumenty obnovili správne. Pre poriadok v dokumentoch odporúča IT expert jednoduchý prístup. Z praktických skúseností má zmysel kategorizácia dokumentov do štyroch skupín: veľmi citlivé, citlivé, neverejné a verejné.
Definovanie mnohých kategórií znamená komplikované používanie a s tým spojené nedorozumenia alebo neochotu zamestnancov používať klasifikáciu dokumentov. Zamestnanci majú stále tendenciu posielať dokumenty e-mailom ako prílohy. Väčšina spoločností však už má systém DMS (document management system), ktorý je navrhnutý tak, aby bolo zdieľanie dokumentov praktickejšie a bezpečnejšie. Zálohovanie a ochrana dokumentov firmy stojí menej ako následky neodborného zaobchádzania s nimi.
